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企业级活动策划 | 如何做好一场活动?

一家企业每年都会组织各种活动,小到员工的生日会,大到企业一年一次的年会。一般企业都会把这项工作交到 HR人事部门或者行政部门,少部分企业会成立活动策划部门或者企划部。据了解有不少企业在招聘管理层的员工时把组织活动的经历,作为首要的删选条件。


本人作为一个企业活动策划界的初中生,从业已有8个春秋,分享一些自己的粗浅见解。

1:企业为何要组织活动?目的是什么?那么来看看先来看看有哪些活动?

年会、户外游玩、周年庆典、企业联谊、客户回馈、团建、拓展训练、企业家庭日、产品发布会等等。接到上级的活动通告后先不要急着开工,多与上级沟通这次活动的目的性,因为一旦偏离了目的性会打翻你接下来的所有努力,这里没有统一的答案,比如团建的目的可以是娱乐休闲,也可以是培训团队精神;比如企业联谊的目的可以是作为福利为员工脱单,也可以是增进企业与企业之间的关系;比如客户回馈活动可以是给优质客户的一次奖励,也可以是促进业绩的一种方式。再次强调活动目的必须要清楚知晓,但是也有一些活动一开始就注定无法组织下去,我们经常会遇到借着团队拓展目的去旅游的客户,说一天时间既要玩的开心,同时又要达到培训的目的,抱歉这是一个矛盾体,就像是让学生一边学语文一边打篮球。遇到过企业以众筹的形式组织户外活动,往往是几个热心的员工发起要组织户外活动,个人自己掏钱都要顺着自己的想法来消费,这样就无法统一意见,一般都会以不了了知结束。如果说活动最后没有组织起来肯定是目的性错误或者没有一致。

2:如下几个问题作为必问题:1.参与人员?2.年龄层?3.男女比例?4.大致预算?

参与人员的性质,全体员工?可以安排一些比较简单的活动,适应性强接受度高,不建议尝试复杂性较高难以理解的活动。高层?作为企业中见多识广的一个群体,简单的活动满足不了他们的需求,可以安排一些较为高端少见的活动,也可以是一些能展示出个人独特魅力的活动。

年龄层?年纪偏大的则不能安排上体力的活动,允许亲属小孩子参加,则要照顾到小孩子的感受,尽可能的有互动。

由于有一些公司的行业性质,绝大部分男士或者绝大部分女士的情况,在活动选择上面也要注意了,女士可以安排一些轻松休闲的活动,比如花艺,扎染;男士可以安排对抗性强刺激的活动,真人CS,攀岩,卡丁车等。

3:活动预算?这里也作为重点的强调,作为一个合格的组织者,必须要知晓预算分为两部分,一部分是活动费用,一部分是第三方后勤费用。什么是第三方后勤费用:本次活动中产生的吃、住、行、广告物料等费用。之前我们在工作中有遇到过一位HR在组织公司活动中漏了租车,导致无法正常出行,后来被公司开除的情况。一天的活动预算多少合适?我们以反向推理的方式计算,一般安排团餐最低为人均30元一餐,租车人均费用为50元,保险费5元,什么都没有干就需要85元的费用了,而且是不太好的那种,加上活动经费,交给专业的活动策划公司一般报价是200元一人一天(当然也有按照场次收费的,就是报个总价)。如果说公司预算低于这个费用基本上没有办法组织起来的,经费实在有限的话可以考虑自己组织,毕竟活动策划公司要盈利,要记住一个道理,省钱就要自己花心思花时间,有钱省心又省力。接下来我要讲述的就是企业活动中的必须配置。

4:一个合格的活动需要哪些配置?作为一个企业领导,既然花了钱了需要一些实质性的东西展现出来,如统一的服装,横幅,活动合照...这些都是企业家之间显摆的资本,也是另外一方面突出自己的管理水平,有条件的话可以把这些做成内部刊物展示出企业文化。一台相机(手机拍摄),横幅口号,身份证名单和紧急联系方式,统一服装,后勤人员,内部领队,一个简易医药包,矿泉水这些都作为活动的必备品。

5:广告物料的应用。像企业年会,客户回馈,周年庆典此类的活动,基本上要配备广告物料,也就是主背景墙,签到墙,现场布置等。如果企业自己有设计师会省不少费用,提供设计文件,让广告公司直接制作就可以了。


6:如何选择活动策划公司?经常会听说一些好玩的事情,饭店给企业做活动策划,景区给企业做活动策划,甚至租车司机都在做活动策划。听着很可笑,但是实际上有太多张冠李戴的事情发生,特别是企业组织活动,一定要询问是否可以开具活动费发票和查询是否有活动策划类的营业范围。另外一个最重要的就是安全,有无资质证明,包括保险单据,救护员证,活动器械的合格证书等。签订协议合同,保障自己的权益。这里送给大家一句话:专业的事交给专业的人去做。


发布时间:2019年06月27日